ANNEXE 1 : GUIDE D’UTILISATION DE L’OUTIL e-EPRD 2009
Entrée dans l’outil :
A l’ouverture du fichier, il vous faut répondre « oui » à la question « voulez vous activer les macros ».
I. le module « guide et paramétrage de l’outil »
Vous disposez d’un premier onglet « guide » qui vous indique le fonctionnement du fichier. Celui-ci est détaillé dans le présent document.
Il explicite les principaux liens entre les onglets.
L’ATIH pré-remplira la raison sociale et le numéro FINESS de votre établissement.
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les coordonnées de la personne responsable du dossier et les dates de réunion / délibération des instances (CTE, CME, CA).
- la nature juridique de l’établissement : Cette réponse déterminera le modèle du tableau d’estimation du fonds de roulement initial.
Les établissements qui ont la personnalité morale cochent « OUI » : L’Onglet « Fonds de roulement initial » est alors activé : cet onglet concerne les établissements de santé privés ex-DG (statut établissement privé) qui ont la personnalité morale et tous les établissements publics de santé.
Les autres établissements cochent « NON » :L’Onglet « Fonds de roulement initial_p » est alors activé. Cet onglet ne concerne que les établissements de santé privés ex-DG (statut établissement privé) qui ne disposent pas de la personnalité morale.
- Le statut de l’établissement
Si vous êtes un établissement public, vous devez inscrire « oui ».
Si vous êtes un établissement privé ex-DG (PSPH, CLCC…), vous devez inscrire « non ».
Par défaut, l’outil est paramétré comme un établissement public.
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Entêtes : lorsque la case est cochée, les pages de garde des différents modules ne s’affichent pas. Les entêtes permettent de préparer les documents soumis à la délibération du Conseil d’Administration de l’établissement. Par défaut les pages de garde sont affichées.
- Les comptes de résultat annexes
Il convient de cocher les onglets que vous souhaitez voir apparaître. Vous pouvez personnaliser leur intitulé.
Il faut souligner que pour tous les CRPA sauf le CRPA-P, un seul onglet est prévu. Les établissements qui jusqu’ici tenaient plusieurs CRPA de même nature sont invités à cumuler les données sur un onglet unique de compte de résultat annexe.
Par défaut, la présentation ternaire (Soins, Dépendance, Hébergement) est affichée. Les informations de chaque onglet « soins », « dépendance », « hébergement » se cumulent dans le CRPA inclus dans l’EPRD. Si les données sont ventilées entre les sections Dépendance, Hébergement et Soins, une ventilation ternaire des effectifs (onglet ETP) est aussi proposée. Cette ventilation n’est pas obligatoire dans le cadre de l’EPRD. Pour renseigner directement le total vous pouvez à cet effet ne remplir que l’onglet « ETP Soins ».
Si vous souhaitez remplir les CRPA B, E, J totaux, il convient de cocher les cases ad hoc (cocher la case pour remplir uniquement le compte annexe total, sans le détail « soins, dépendance, hébergement »). Par défaut, les données 2007 sont renseignées sur les onglets « soins ». Il est demandé aux établissements ayant choisi la présentation ternaire d’effectuer la ventilation entre hébergement, dépendance et soins.
En ce qui concerne les USLD autonomes dans les établissements privés ex-DG, l’incrémentation n-2 se réalise par défaut sur le CRPB. Les établissements privés ex-DG présentant un EPRD pour leur USLD autonome, conformément à la réglementation, peuvent copier ces données dans leur second EPRD et compléter les années 2008 et 2009.
- Validation du paramétrage : elle s’effectue en cliquant sur le bouton orange « afficher les onglets correspondants aux CRP sélectionnés ». Par défaut, l’outil est paramétré comme un établissement n’ayant qu’un CRP Principal.
Les éléments à saisir sont repérables par leur police de couleur rose. Les montants monétaires doivent être saisis en euros. L’affichage des montants permet de visualiser les centimes d’euros.
II. Le module « travail »
Il permet essentiellement de sécuriser le calcul de la capacité d’autofinancement
L’onglet « Bilan N-2 »
Il s’agit de reprendre le bilan comptable tel qu’il figure dans le compte financier de 2007 présenté au Conseil d’Administration au plus tard au 31 mai 2008. Les données sont donc définitives. Ce tableau est pré-renseigné à partir des éléments transmis dans le compte financier 2007 de Cabestan. Ils doivent être validés et peuvent être modifiés ou complétés le cas échéant.
Ce document va alimenter une partie du « tableau d’estimation du fonds de roulement initial », tableau qui précise à quelle base s’applique la variation du fonds du roulement prévue dans l’EPRD 2009.
Il s’agit d’un tableau de travail destiné à homogénéiser le calcul de la capacité d’autofinancement (CAF) et à le sécuriser en partant des informations détaillées dans chaque onglet « CRP» relatif aux différents comptes de résultat.
Attention : L’ensemble des comptes constitutifs de la CAF présent dans les onglets CRP (au niveau détaillé) sont repris dans cet onglet afin de faciliter l’automatisation du Fonds de roulement.
Une attention particulière est donc demandée en ce qui concerne le remplissage des comptes constitutifs de la CAF dans les onglets CRP (Principal et Annexes).
III. Description du module « EPRD »
Ce module permet de constituer puis d’éditer les tableaux de l’EPRD à proprement parler.
L’onglet « Entête EPRD et entête CRP »
Il constitue la page de garde.
L’onglet « Synthétique »
Il présente les informations synthétiques selon le cadre réglementaire. Il convient, le cas échéant dès cette année, de saisir les emprunts in fine (cf. circulaire DHOS/F4/DGFIP/CL1B/2009/14).
Désormais, la saisie des informations s’effectue directement dans les onglets « comptes de résultat ».
Pour ce qui concerne l’année 2007, ces onglets sont pré-renseignés à partir des éléments transmis dans le compte financier 2007. Il convient de valider, et le cas échéant de compléter ou modifier ces informations. Une ventilation des données est nécessaire afin de fiabiliser le calcul de la CAF : les comptes concernés sont les comptes 675, 775, 777, 68 et 78.
Les informations relatives aux années 2008 et 2009 doivent être renseignées directement dans ces onglets.
- Précisions concernant les CRPA P :
Lorsque vous sélectionnez un CRPA P1, P2…, l’onglet « CRP P Synthèse », ainsi que les onglets « PGFP Synthèse » et « ETP Synthèse », s’affichent afin d’offrir une vision globale de l’ensemble des CRPA P.
- Le cas particulier des (comptes) chapitres 68 et 78
Concernant les comptes (ou chapitres) 68 et 78 un détail fin est proposé dans la saisie de chaque compte de résultat afin de pouvoir automatiser le remplissage des onglets « Fonds de roulement initial » et « PGFP ». Ces comptes sont surlignés en gris dans le tableau ci-dessous.
Néanmoins, si vous souhaitez rester au niveau réglementaire du PGFP, vous conservez la possibilité de ne pas remplir le détail et d’inscrire les données directement dans les comptes sur fonds jaunes dans l’EPRD (et en gras ci-dessous). Vous pouvez saisir directement vos données qui effaceront les formules de calcul proposées. Dans ce cas, les liens dans le fonds de roulement devront être revus par l’établissement.
Attention: pour l’exercice 2007, le niveau de détail présenté dans le compte financier de cabestan ne nous permet pas de ventiler le compte 68 et le compte 78 entre les différents sous-comptes. Par défaut, les sommes se trouveront pré-remplies sur le compte 6811 concernant les charges et le compte 7811concernant les produits. Il vous est possible procéder à la ventilation adéquate en fonction de la consommation réellement effectuée sur les sous comptes, afin d’assurer la cohérence des données sur les 3 exercices, sachant cependant que l’exercice 2007 n’est pas repris dans le PGFP.
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68
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Dotations aux amortissements, dépréciations et provisions |
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6811
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dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles |
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6816
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dotations aux dépréciations des immobilisations corporelles et incorporelles |
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autres dotations sur dépréciations et provisions impactant le FRI |
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6812
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dotations aux amortissements des charges à répartir |
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6861
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dotations aux amortissements des primes de remboursement des obligations |
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6862
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dotations aux amortissements des charges financières à répartir |
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68662
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Immobilisations financières |
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6871
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dotations aux amortissements exceptionnels des immobilisations |
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6876
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dotations aux dépréciations exceptionnelles si contrepartie du 29 |
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6815
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dotations aux provisions pour risques et charges
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68173
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dotations aux dépréciations des stocks
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68174
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dotations aux dépréciations des créances
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68742
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dotations aux provisions réglementées pour renouvellement des immobilisations |
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autres dotations aux amortissements, dépréciations et provisions impactant le FRE |
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6865
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dotations aux provisions pour risques et charges financières |
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68665
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Valeurs mobilières de placement |
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68743
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dotations aux provisions réglementées pour charges de personnel au titre du CET |
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68744
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dotations aux provisions réglementées pour propre assureur |
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6876
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dotations aux dépréciations exceptionnelles si contrepartie des 39, 49, 59 |
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78
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Reprises sur amortissements, dépréciations et provisions
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7811
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Reprise sur amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles |
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7816
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reprises sur dépréciations des immobilisations corporelles et incorporelles |
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autres reprises sur dépréciations et provisions impactant le FRI
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78662
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immobilisations financières |
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7876
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reprises sur dépréciations exceptionnelles si contrepartie du 29 |
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7815
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reprises sur provisions pour risques et charges
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78173
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reprises sur dépréciation des stocks
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78174
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reprises sur dépréciation des créances
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78742
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reprises sur provisions règlementées pour renouvellement des immobilisations |
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autres reprises sur amortissements, dépréciations et provisions impactant le FRE |
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7865
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reprises sur provisions pour risques et charges financières |
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78665
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valeurs mobilières de placement |
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78743
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reprises sur provisions pour charges de personnels liées au CET |
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78744
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reprises sur provisions pour propre assureur |
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7876
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reprises sur dépréciations exceptionnelles si contrepartie des 39, 49, 59 |
L’Onglet « Fonds de roulement initial_p » ne concerne que les établissements de santé privés ex-DG (statut établissement privé) qui ne disposent pas de la personnalité morale.
L’Onglet « Fonds de roulement initial » concerne les établissements de santé privés ex-DG (statut établissement privé) qui ont la personnalité morale et tous les établissements publics.
La sélection de ces onglets est issue de la phase de paramétrage exposée plus haut.
Le fonds de roulement initial de 2009, ne pourra être déterminé de manière définitive que lorsque le compte financier et le bilan de 2008 seront arrêtés.
Ce tableau est transmis pour information au Conseil d’administration, mais n’est pas soumis au vote (comme le tableau de passage du résultat prévisionnel à la CAF prévisionnelle).
Les données du bilan 2007 sont incrémentées par l’onglet « Bilan n-2 ».
Les mouvements d’augmentation et de diminution 2008 sont incrémentés automatiquement par l’onglet « Détail CAF » et l’onglet « Tabfin ». Cependant, les cellules ne sont pas verrouillées et peuvent être modifiées comme suit :
Codes couleurs :
Les données automatisées avec l’onglet « Tabfin » et l’onglet détail CAF sont inscrites en rose. Elles peuvent être complétées par l’établissement, si nécessaire.
Les données non automatisées sont inscrites en vert. Elles sont à compléter par l’établissement, si nécessaire.
Les comptes qui participent au fonds de roulement d’investissement sont en rouge
Les comptes qui participent au fonds de roulement d’exploitation en bleu.
Précision concernant le traitement de la créance de l’article 58.
Dans l’EPRD 2009 le traitement de la créance de l’article 58 (mouvements 2008) est pris en considération. L’apurement de la créance de l’article 58 conduit mécaniquement à une amélioration du fonds de roulement de l’établissement (les emplois diminuant) en fin d’exercice 2008. Il convient de saisir directement le montant de la créance exigible qui a été notifiée par votre ARH. L’augmentation du fonds de roulement est « neutralisée » par l’augmentation du besoin en fonds de roulement induit par le remboursement partiel des avances AM.
Il contient le « tableau de financement », composante de l’EPRD 2009, au format réglementaire.
Les emplois et les ressources sont à saisir directement dans cet onglet.
L’outil reprend automatiquement la capacité d’autofinancement (ou l’insuffisance d’autofinancement) de 2007, 2008 et 2009 à partir de l’onglet « détail CAF ».
IV. Description du module «annexe 1 PGFP »
Les établissements de santé ayant souscrit un emprunt in fine, doivent prolonger le PGFP jusqu’à extinction de la dette. Pour ce faire, il convient de dupliquer la colonne « 2014-20XX » autant de fois que nécessaire.
Un onglet pour la projection par compte de résultat
Afin de faciliter la constitution du PGFP, chaque compte de résultat dispose d’un onglet spécifique : ce sont les onglets « PGFP - CRP [lettre mnémotechnique] ».
Les charges et les produits présentés par titres et figurant en gras sont les lignes du cadre réglementaire.
Les années 2008 et 2009 sont alimentées automatiquement, tandis que les années suivantes doivent être renseignées manuellement par l’établissement en fonction des projections qu’il établit.
Des lignes de travail destinées à faciliter la détermination de la CAF sont également prévues selon le niveau de détail prévu dans le PGFP.
Un onglet prévoyant la capacité d’autofinancement (CAF)
Les informations détaillées sur la CAF des différents comptes de résultat sont ensuite compilées dans l’onglet « PGFP - CAF » qui ne nécessite en conséquence aucune saisie (en dehors de la manipulation pour les établissements ayant souscrit un emprunt in fine).
La zone d’impression de l’onglet « PGFP – CAF » correspond au cadre réglementaire. Au dessus, figure un tableau qui ventile la capacité d’autofinancement entre les comptes qui vont alimenter le fonds de roulement d’investissement (FRI) et ceux qui vont impacter le fonds de roulement d’exploitation (FRE).
Il permet de saisir les projections de l’établissement de 2010 jusqu’en 2013. Les années 2008 et 2009 sont reprises à partir des éléments du tableau de financement de l’EPRD 2009.
La projection doit être complétée au-delà pour les établissements ayant souscrit un emprunt in fine.
Il est demandé de renseigner le détail des immobilisations en distinguant les opérations majeures (ligne 31 à 71) qui sont individualisées des opérations courantes (lignes 72 à 112) qui peuvent être regroupées en une ligne.
Dans un premier temps, cet onglet décompose le fonds de roulement net global en distinguant l’incidence de la CAF sur le FRI et sur le FRE. Les éléments permettant de calculer les variations du FRI et du FRE sont alimentés automatiquement, à l’exception :
- de la variation entre le FRI et le FRE qui pourrait être induite par l’affectation du résultat n-1 ;
- de l’impact du traitement éventuel de la créance de l’article 58 (impact en 2008) qui doit être saisie à l’identique du montant figurant dans l’onglet du fonds de roulement initial.
Selon le cadre réglementaire, il doit être complété des engagements hors bilan.
V. Description du module « annexe 2 tableau prévisionnel des effectifs rémunérés »
Comme prévu par l’arrêté du 5 décembre 2007, un tableau par compte de résultat est prévu. Sont détaillés les ETP et les rémunérations hors charges.
De plus, cette année, deux colonnes ont été ajoutées à ce tableau, afin de détailler la part des rémunérations 2009 imputables au CET, ainsi qu’aux heures supplémentaires.
Précisions concernant les CRPA B, J et E
Pour les établissements ayant renseigné les dépenses de personnel par section tarifaire (Hébergement, Dépendance, Soins), une ventilation des effectifs par section tarifaire est possible. Cette ventilation n’est pas obligatoire dans le cadre de l’EPRD. Pour renseigner directement le total vous pouvez à cet effet ne remplir que l’onglet « ETP Soins ».
VI. Le module « complémentaire »
Il comprend, d’une part, un onglet « recap » alimenté automatiquement, qui vise à donner une vision financière très synthétique de l’établissement.
Il comprend, d’autre part, l’onglet « activité » qui vise à identifier, pour les établissements dans le champ de la T2A, l’impact de l’effet prix et celui de la variation du volume d’activité.
Un second tableau présente les mêmes résultats, après prise en compte du coefficient de transition retenu pour 2009 et de la part des recettes qui pourrait être prise en charge par l’assurance maladie.
VII. le module « vérifications »
Un certain nombre de contrôles de cohérence sont regroupés sur cet onglet, alimenté à partir des informations renseignées dans l’outil.
1. Les premiers tableaux détaillent l’évolution de la structure des comptes de résultats, par titre. Les évolutions supérieures à 5% entre 2009 et 2008 sont signalées. Si la mention « OK » apparaît pour les évolutions inférieures à 5%, cela signifie que l’évolution semble plausible mais non qu’elle est validée.
Attention : le report à nouveau excédentaire ou déficitaire n’est pas pris en considération, comme paramètre, dans l’évolution des charges et des produits.
2. Un contrôle permet de valider l’équilibre des prévisions effectuées pour les CRP Annexes pour 2009.
3. Le troisième contrôle constate que les masses salariales identifiées dans les tableaux des ETP sont ventilées entre le PNM et le PM, sur les CRP annexes ouverts par l’établissement.
6. Le contrôle 6 vérifie que la variation du fonds de roulement entre 2008 et 2007 est identique sur les onglets « fonds de roulement initial » et « PGFP Tabfin ».
7. Le contrôle 7 valide la cohérence entre le résultat prévisionnel 2009 du compte de résultat principal inscrit sur l’onglet « CRPH » et celui figurant sur l’onglet « PGFP CRPH ». Seuls les montants relatifs aux produits attendus non notifiés peuvent justifier d’un écart.
Plusieurs ratios sont présentés sur cet onglet afin d’offrir une première analyse succincte des résultats présentés entre 2009 et 2008 par l’établissement au titre de l’EPRD 2009.
